Revisionssichere Dokumentenverwaltung
Dokumente. Compliance. Kontrolle. Alles revisionssicher.
SuTEX DMS bündelt Ablage, Versionierung, Vorschau und GoBD-orientierte Prozesse – mandantenfähig, mit Bereichen, Projekten und klarer Nachvollziehbarkeit.
Leistungsumfang
Ablage
Kein Löschen, nur Archivieren: jede Version bleibt nachvollziehbar – mit Vorschau, Suche und Ordnerstruktur für den Alltag.
Compliance
Aufbewahrungsfristen, Integritätsscan und Prüfexport für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer – dokumentiert im Änderungsprotokoll.
Eingang
Upload, Scan, E-Mail-Eingang oder direkt aus Word und Excel – E-Rechnungen werden erkannt und strukturiert abgelegt.
Organisation
Mandantenfähig mit Bereichen, feinen Rechten und Projektordnern – Speicher und Aktivität im Blick.
Ablauf
Dokumente strukturiert erfassen, nutzen und revisionssicher nachweisen.
Upload, Scan, E-Mail-Eingang oder direkt aus Word/Excel
Ordner, Bereiche, Projekte und Metadaten
Neue Datei = neue Version, Original bleibt nachvollziehbar
Vorschau, Download, Notizen – alles protokolliert
Sperre, Aufbewahrungsfristen und Status im Blick
GoBD-Export, Integritätsbericht und Audit-Protokoll
Kein Löschen, nur Archivieren: Jede Datei bleibt als Version mit SHA-256-Prüfsumme erhalten. Das Protokoll dokumentiert jeden Zugriff – von der Vorschau bis zum Download.
Content-adressierte Ablage, Versionshistorie, Archiv statt Löschen – inklusive GoBD-Prüfexport und Integritätsscan.
Ordnerstruktur, Suche und integrierte Vorschau für PDF, Bilder, Text, Audio und Video – ohne Medienbruch.
Mandantenfähig mit Abteilungs-Bereichen, Projektordnern und Speicherübersicht – passend zu Ihrer Struktur.
2FA, Rollenmodell, Hosting in Deutschland und nahtlose Anbindung an SuTEX HR und SuTEX Project.
Compliance
Compliance-Funktionen sind eingebaut – von der täglichen Nutzung bis zum Prüfexport für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer.
Kein Löschen – Archivieren mit Nachvollziehbarkeit
Fristen mandanten- und ordnerbezogen, Hinweise im Dashboard
SHA-256 je Datei, mandantenweiter Integritätsscan
Paket mit Bestand, Protokoll und Verfahrensauszug
Zielgruppen
Schnelle Ablage, sichere Auffindbarkeit und nachvollziehbare Zugriffe.
Prüfexport, Integrität und lückenloses Protokoll aus einer Quelle.
Hosting in Deutschland, Rechtemodell und API für Integrationen.
Funktionsbereiche
Alle Module arbeiten in einem System zusammen – modular aktivierbar und mandantenfähig.
Anlegen, suchen, Ordner, Versionen, Notizen
PDF, Office-Vorschau, Bilder, Text, Audio/Video
Lückenlose Historie: Login, Vorschau, Download, Metadaten
Prüfexport, Verfahrensdoku, Integritätsberichte, Cron-Jobs
XRechnung/ZUGFeRD erkennen, zuordnen, revisionssicher ablegen
Abteilungen, Rollen, Mandanten-Administration
Projektbezogene Ablage und Übersichten
IMAP-Import, Anhänge automatisch einordnen
Word/Excel-Datei direkt als Dokument im DMS speichern
Kennzahlen, Speicher, zuletzt geändert, Aufbewahrungshinweise
SuTEX HR, SuTEX Project, API und PHP- oder Node-Betrieb
SuTEX Ökosystem
Daten und Dokumente fließen zwischen HR, DMS und Project – ohne doppelte Pflege.
Digitale Personalverwaltung
Personal, Workflows, KI-Dokumente, BEM, Fuhrpark, Reisekosten, Reporting und Mitarbeiterportal – durchgängig und mandantenfähig.
Mehr erfahrenProjekte, Aufgaben & Zeiterfassung
Kanban mit Fortschritt, Kundenstammdaten, Zeiterfassung und Erinnerungen vor Fälligkeit.
Mehr erfahrenTarife
GoBD-orientierte Archivierung, Unveränderbarkeit, Versionierung und Audit-Trail – in drei klaren Business-Paketen mit festem Speicherkontingent.
10 Benutzer · 25 GB Speicher · Kleine Unternehmen & Selbstständige
29 € pro Monat
Empfohlen
25 Benutzer · 100 GB Speicher · Klassischer KMU-Kunde
59 € pro Monat
50 Benutzer · 500 GB Speicher · Mittelstand, Steuerberater & Verwaltungen
99 € pro Monat
Alle Preise pro Monat, zzgl. MwSt. Speicher je Tarif inklusive (Basic 25 GB, Pro 100 GB, Business 500 GB). Zusätzlicher Speicher z. B. 5 € pro 100 GB. Registrierung über das SuTEX-DMS-Portal.
Wir zeigen Ihnen die passenden Module – live oder als Pilot in Ihrer Umgebung.